Datenschutz dokumentieren und managen – dsgvo software

EU-Datenschutzgrundverordnung:
Wie einführen, wie managen und wie dokumentieren?

• Wir managen als externer Datenschutzbeauftragter Ihren Datenschutz

• Professioneller Datenschutz ist ohne ein funktionierendes Dokumentationssystem undenkbar – wir haben die Lösung: infoBase-Cloud

Vorgehensmodell (Schritte) zur Einführung der EU - Datenschutzgrundverordnung

Wir erklären anhand der fünf PowerPoint Folien in 12 Handlungsschritten die Vorgehensweise zur Einführung und Umsetzung der EU – Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

EU-Datenschutzgrundverordnung:
Wie einführen, wie managen und wie dokumentieren?

Vorgehensmodell (Schritte) zur Einführung der EU - Datenschutzgrundverordnung

Wir erklären anhand der fünf PowerPoint Folien in 12 Handlungsschritten die Vorgehensweise zur Einführung und Umsetzung der EU – Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Datenschutz Lübbecke Vorgehen zur Einführung der DSGVO
Wir erklären Ihnen in 12 Schritten, wie Sie die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO genannt, erfolgreich einführen.
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Datenschutz Lübbecke Vorgehen zur Einführung der DSGVO
Sie haben nun systematisch den Grundstein für den Ihr Datenschutzsystem gelegt.
Für die Aufsichtsbehörden müssen Sie offenlegen wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen.

In dem Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren Sie genau das.
Aus all den bisherigen Tätigkeiten, entwickeln Sie Ihr individuelles Datenschutzkonzept.

Sie Informieren Geschäftspartner, Privatkunden und verschaffen sich z.B. durch Einwilligungserklärungen die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung der Daten
.
Damit Sie jederzeit Rechenschaft über ihre Ihre Daten-Verarbeitungen abgeben können, sollten Sie ein entsprechendes Dokumentationsverfahren aufbauen.

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Datenschutz Lübbecke Vorgehen zur Einführung der DSGVO
Nachdem Sie Ihren Sachstand kennengelernt haben, sollten Sie Ihre Analyse vertiefen. Das nennt man Bestandsaufnahme.

• Schauen Sie sich Ihre Geschäftsprozesse an.

• Versuchen Sie Risiken aufzudecken.

• Werfen Sie einen Blick auf Ihre IT-Systeme und Software.

• Sind diese vor Fremdzugriff und Zerstörung geschützt.

• Führen Sie sich vor Augen, was alles so passieren könnte.

• Zum Schluss sichten und werten Sie aus, was Sie vorgefunden haben.

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Datenschutz Lübbecke Vorgehen zur Einführung der DSGVO

Sie haben sich bis hierhin einen guten Einblick in die Organisation und IT-Anwendungen verschafft.

Jetzt gilt es, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen.

Informieren Sie Mitarbeiter, Betriebsrat und ergänzen Sie bestehende Betriebsvereinbarungen.

Als Verantwortlicher (Geschäftsführer) geben Sie Art und Umfang der Datenverarbeitung und -Nutzung vor.

Ihre Mitarbeiter werden deshalb zur Einhaltung der Vorgegebenen Regeln zum Umgang und Nutzung personenbezogener Daten verpflichtet.

Partner, Zulieferer und Dienstleister müssen durch Auftragsverarbeitungsverträge in Ihr Datenschutzmanagement eingebunden werden.

Sie haften, wenn Ihre Dienstleister nicht DSGVO konform mit ihren Daten umgehen.

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Datenschutz Lübbecke Vorgehen zur Einführung der DSGVO
Sie haben nun systematisch den Grundstein für den Ihr Datenschutzsystem gelegt.
Für die Aufsichtsbehörden müssen Sie offenlegen wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen.

In dem Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren Sie genau das.
Aus all den bisherigen Arbeitsschritten, entwickeln Sie nun Ihr individuelles Datenschutzkonzept
.
Sie Informieren Geschäftspartner, Privatkunden und verschaffen sich z.B. durch Einwilligungserklärungen die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung der Daten.

Damit Sie jederzeit Rechenschaft über ihre Daten-Verarbeitungen abgeben können, sollten Sie ein entsprechendes Dokumentationsverfahren aufbauen.

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Datenschutzgesetz | Datenschutzgrundverordnung 2018 | EU-DSGVO | DS-GVO | BDSG neu

Datenschutzgesetz | Datenschutzgrundverordnung 2018 | EU-DSGVO | DS-GVO | BDSG neu

Betrieblicher-, Externer- Datenschutzbeauftragter (Datenschutzmanager)

Die EU-DSVGO (Datenschutzgrundverordnung 2018) rückt die Bedeutung des Datenschutzes in ein neues Licht. Spätestens mit der Berufung und Anmeldung Ihres Datenschutzbeauftragten (DSB) beim Landesbeauftragten für Datenschutz schaffen Sie in Ihrer Firma eine Kontrollinstanz, die für Recht und Ordnung im Umgang mit personenbezogenen Daten zu sorgen hat.

Aus diesem Grund sind Datenschutzbeauftragte zu qualifizieren, für ihre Aufgaben freizustellen und arbeitsrechtlich zu schützen. Die Kündigungsfrist beträgt ein Jahr.

Der Datenschutzbeauftragte ist zukünftig der Controller, der auf die ordnungsgemäße Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten zu achten hat.

Alle Geschäftsprozesse müssen von ihm geprüft und freigegeben werden.  Er hat für Ihr Unternehmen die Pflicht, das Risiko der Verarbeitung zu prüfen und Verstöße zu melden.

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Einführung eines geeigneten EU-DSGVO Dokumentationssystems

Die Einführung der EU – Datenschutzgrundverordnung verpflichtet alle Unternehmen ihren Umgang und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtssicher und transparent zu gestalten und entsprechend Art. 5 Abs. 2, 24 Abs. 1 DS-GVO zu dokumentieren.

Diese Vorgabe schützt Unternehmen bei möglichen Schadensersatzklagen von sog. betroffenen Personen. Unternehmen müssen zukünftig nachweisen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einhalten und vollständig umgesetzt haben. Es gilt die Beweislastumkehr, d.h. die Unternehmen müssen beweisen, dass sie rechtskonform gehandelt haben.

Art und Weise der Dokumentation ist durch DS-GVO nicht festgelegt!
Unternehmen werden i.d.R. zum Selbstschutz nicht umhinkommen, ein revisionsfähiges Datenschutzmanagementsystem aufzubauen und einzuführen. Eine „Loseblattsammlung“ wird u.E. nur schwerlich den hohen Anforderungen des Gesetzes genügen.

Im Dokumententationssystem sollten außerdem alle Formulare, Verfahresverzeichnisses, Erklärungen usw. gespeichert werden.

Aus diesem Grund sollten alle Unternehmen, schon um spätere Schäden abzuwenden, quasi auf Knopfdruck wichtige Dokumente abrufen können. Es gilt, jegliche Art von Manipulation wie z.B. das Austauschen von Belegen oder nachträglichen Korrekturen an elektronischen Dokumenten einen Riegel vorzuschieben.

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Datenschutz und der Einsatz eines geeigneten DS-GVO Dokumentationssystems gehören zusammen.

Die Bausteine für Datenschutz und Rechtssicherheit.

Datenschutz Lübbecke Datenschutzbeauftragter ab 100 € im Monat

Wir sind Ihr Externer Datenschutzbeauftragter

Mit unserer Hilfe bauen Sie schnell und rechtssicher Ihr individuelles Datenschutz Management auf.

Von der Bestandsaufnahme über Verpflichtungen bis zur fertigen Verfahrensdokumentation wird alles über infoBase erfasst, dokumentiert und organisiert.

Kein Datenschutz ohne Dokumentation

Sie selbst oder Ihr externer Datenschutzfachmann beginnen den Aufbau einer sachgerechten und rechtlich abgesicherten EU-DSVGO – Dokumentation  i.d.R. mit einer Bestandsaufnahme.

Das heißt, Sie machen sich auf die Suche, um in bekannten und unbekannten Datenquellen in Ihrem Unternehmen personenbezogene Informationen aufzuspüren.

Ob sich nun externe oder interne Mitarbeiter um den Datenschutz kümmern, ist vom Prinzip her egal.
Beide verfassen z.B. handschriftliche Skizzen und erstellen Dokumente, die den Sachstand Ihres Datenschutzes dokumentieren.

Frage: In wessen „Gewalt“befinden sich die Daten und ist die Ablage überhaupt DSGVO tauglich? …

Weil bisher die meisten dieser Belege und Dokumente kaum rechtliche Prüfungen seitens der Aufsichtsbehörde zu erwarten hatten, wurden der Umgang und die Archivierung eher lustlos betrieben.

Das ändert sich ab dem 25. Mai 2018 drastisch. Sie sind zur permanenten Pflege, Transparenz und Auskunftsfähigkeit verpflichtet.

Daher stellt sich die Frage, wie organisieren Sie den Umgang und den Zugriff auf die Dokumente? Wer erstellt die Dokumente und woher kommen die benötigten Vorlagen? Wo und wie erfolgt die Ablage?  Wie werden rechtssichere Änderungen protokolliert und wie wird vor Manipulation geschützt?

All dies soll die Sensibilisierung für die Datenschutz-Organisation kurz aufzeigen.

Das Problem stellt sich bei Zusammenarbeit mit uns nicht. Unsere Datenschutz-Organisations Software infoBase stellt für die verschiedenen Handlungsfelder genaue Handlungsanweisungen, Vorlagen zum Ausdrucken und Ausfüllen  bereit.

InfoBase sorgt für die revisionssichere Speicherung und ermöglicht einen leicht verständlichen Zugriff auf die gesamte Dokumentation.

Es ist egal wo Sie sich befinden, Sie haben jederzeit über PC, Notebook, Tablet oder SmartPhone Zugriff.

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Datenschutz leicht gemacht – wie?

Um eine effektive Umsetzung der lt. DS-GVO geforderten Dokumentationspflichten sicherzustellen, ist der Einsatz eines professionellen Dokumentationssystems unumgänglich.

Im Video (1,5 Minuten) erklären wir Ihnen kurz und knapp, wie Sie die Datenschutz-Grundverordnung organisieren und dokumentieren.
Dem Dokumentationssystem kommt schon allein wegen der Beweislastumkehr bei Schadensersatzklagen betroffener Personen eine große Bedeutung zu.

Datenschutz Lübbecke Datenschutzbeauftragter ab 100 € im Monat

infoBase EU-DSGVO Dokumentationssystem

Damit Sie Ihre Produkte und Leistungen professionell hergestellen und termingerecht ausliefern können, kommen Sie um eine entsprechende Organisaton nicht herum.

Genau so verhält es sich mit dem Datenschutz auch. Denn wie wollen Sie sich zukünftig vor Schadensersatzforderungen und Bußgeldern schützen.

Um die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten, brauchen Sie auch so etwas wie einen Geschäftsprozess, der all dies organisiert.

Beginnend z.B. bei der Aufgabe, Ihre Mitarbeiter gesetzeskonform zum Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichlichten und dies entsprechend zu dokumentieren benötigen Sie ein Formular, das Sie am PC, Tablet oder SmartPhone ausfüllen, ausdrucken und unterschrieben ablegen oder speichern können.

Hier geht es schon los: Wer macht das, wo befinden sich die Vorlagen und wo wird abgelegt?

Das ist wichtig, denn im Streitfall mit der Aufsichtsbehörde oder betroffenen Personen brauchen Sie den uneingeschränkten Zugriff auf diese Dokumente. Auch müssen Sie sicherstellen, dass selbst die kleinsten Veränderungen an den Dokumenten dokumentiert und nachvollzogen werden können.

All das stellen wir mit infoBase sicher. InfoBase stellt für jede gesetzliche Vorgabe das erforderliche Handwerkszeug bereit.

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Sie wollen Ihren Datenschutz organisieren und rechtssicher betreiben?

Ihr Ansprechpartner

Herr Steffen Meier
Externer Datenschutzbeauftragter IHK

Telefon: + 49 (0) 5741 – 289 97 11
E-Mail:

Anfrageformular

Sie können uns Ihre Frage auch per Formular mitteilen. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück.

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