Home Office nutzen: Tipps, Sicherheit und Datenschutz
Die wachsende Zahl von Corona-Infizierten stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. So gilt es, Mitarbeiter vor Ansteckungen zu schützen und das Unternehmen so gut wie möglich durch die Krise zu ziehen. Das Arbeiten aus dem Home Office kann hilfreich sein. Wir geben Tipps zur Organisation und den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit.
- Auf dieser Seite:
- 1. Gesundheit
- 2. Home Office
- 3. Sicherheit
- 4. Datenschutz
1. Das Corona Virus Infektionsrisiko minimieren
Die Gesundheit Ihrer Angestellten, Kollegen und Geschäftspartner (sowie Kontakte außerhalb der Arbeit) steht natürlich an erster Stelle. Vermeiden Sie das Risiko einer Virusinfektion durch einfache Verhaltensregeln wie etwa die sog. Nies-Ettikette. Tätigkeiten, die auch ohne physikalischen Kontakt ausgeführt werden können, sollten auch dringend ohne diesen durchgeführt werden. Dazu zählen unter Anderem:
- Einfache Verhaltensregeln einführen
- Sitzungen, Besprechungen und Kommunikation anders organisieren
- Neue Arbeitsformen bedenken, ggf. Fachleute an Bord holen
- Krisen als Chance für Veränderungen sehen
Weiterführende Informationen zum Coronavirus gibt es als A4 Ausdruck beim Bundesministerium für Gesundheit.
2. Home Office organisieren
Eines der einfachsten Mittel zum Abstand zu halten ist das Arbeiten von zu Hause aus (engl. Home Office). Viele Tätigkeiten lassen sich so sicher und bequem von den eigenen vier Wänden aus verrichten. Um im Home Office arbeiten zu können, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein: Im Idealfall stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Endgerät (z. B. Laptop) zur Verfügung, mit dem sicher und ohne weitere Einrichtung der Tätigkeit weiter nachgegangen werden kann.
- Hierzu müssen im Unternehmen die entsprechenden Weichen gestellt worden sein:
- die Hardware muss vorhanden sein (z. B. leistungsstarke Arbeitsplatzrechner, Kamera oder Mikrofon)
- die Kommunikation muss unkompliziert und ohne Einschränkungen weiterlaufen können (z. B. einfache Gespräche, Konferenzen / Meetings oder Ablage für Dateien)
- die Anwendungen, die im Büroalltag verwendet werden, müssen vom Home Office aus erreichbar sein (entweder online oder über einen sog. VPN-Tunnel in der Firma verfügbar)
Da niemand genau abschätzen kann wie lange die Corona-Krise anhält, bieten sich flexible Miet-Lösungen für im Home Office einsetzbare Hard- und Software an. Diese können bei Nichtgefallen auch leichter ersetzt werden.
In unserem Blog veröffentlichen wir regelmäßig Beiträge zu Hard- und Software rund um das Thema sicheres Arbeiten im Home Office. Aktuell: Microsoft Teams im Home Office nutzen.
Wenn die Weichen für das Arbeiten zu Hause gestellt sind, ist man gut beraten Kommunikationskanäle einheitlich zu verwenden (ein Flickenteppich führt zu Verwirrung und Fehlern), bei diesen auf möglichst interaktive Versionen zu setzen (Rundmails fördern keinen Austausch) und einen zentralen Ablageort für Dateien anzulegen, der von verschiedenen Anwendern und Anwendungen genutzt werden kann.
Laptop im Saturn kaufen, Programme installieren und schon kann es mit dem Home Office losgehen! Oder?
Bevor es erfolgreich mit der Heimarbeit losgehen kann, sollten noch Rahmenbedingungen geschaffen werden. Diese zielen darauf ab, Arbeitsabläufe zu optimieren und vor Sicherheits- und Datenschutzpannen zu schützen. Was diesbezüglich beachtet werden sollte, fassen die nächsten Abschnitte zusammen:
3. Sicherheit im Home Office
Nicht RNA basierte Viren, sondern auf Code basierende Viren bedrohen die Gesundheit der IT-Systeme und Daten. Um auch im Home Office für die Sicherheit der Daten zu sorgen, sind Hard- und Software entsprechend sicher einzurichten und zu betreiben. Geräte im Home Office sind besonders gefährdet, da diese meistens sensible Daten beherbergen und sich außerhalb der Kontrolle des Arbeitgebers befinden. Das schützende Firmennetzwerk ist nicht mehr gegeben – das Heimnetz stellt eine potentiell verseuchte Umgebung dar.
Heimnetzwerke sind üblicherweise nicht durch dedizierte Firewalls, DNS- und IDS/IPS-Systeme geschützt. Hier kann eine VPN-Verbindung (virtuelles privates Netzwerk) in das gesicherte Firmennetzwerk Abhilfe schaffen. Die Verbindungen des Heimcomputers zum Netzwerk der Firma können aber auch zur Gefahr für das Firmennetzwerk werden. Ebenso sind Zugänge auf kompromittierten Geräten gefährdet, im Härtefall kann so eine ganze Cloud infiziert werden. Deshalb muss das Endgerät selber vor Cyberattacken geschützt werden.
Weiterhin müssen – gerade bei tragbaren Geräten wie Smartphones oder Laptops – die Daten sicher verschlüsselt und eine Datensicherung angelegt werden. So sind Sie im Falle eines Diebstahls, Verlust oder Defekts auf der sicheren Seite.
Hier ist man gut beraten sich professionelle Hilfe zu holen – damit auf die eine Krise nicht die nächste folgt.
4. Datenschutz im Home Office
Der sicherste Tresor der Welt ist natürlich nur so sicher wie die Person, die den Schlüssel verwaltet. Auch im Home Office die gesetzlichen Anforderungen wie etwa der DSGVO. Wenn mit Kundendaten gearbeitet wird, muss sichergestellt werden, dass die Vertraulichkeit der Daten gesichert ist. Hierzu sollten Arbeitgeber (und beteiligte Instanzen wie Datenschutzbeauftragte, Administratoren, …) technische und organisatorische Maßnahmen erarbeiten und durchsetzen. Die wichtigsten davon haben wir hier zusammengefasst:
- Datenspeicherung und -übertragung müssen verschlüsselt erfolgen
- die Verbindung zum Firmennetzwerk sollte nur über VPN erfolgen
- sensible Daten sind nur mit einem Passwort o. Ä. zugänglich
- ein Drucker sollte lokal angebunden werden
- personenbezogene Informationen sollten auch physikalisch geschützt werden:
- Informationen sollten nicht offen herumliegen und im Auge behalten werden
- das Arbeitszimmer muss abschließbar sein
- zur Verfügung gestellte IT-Ausstattung darf nicht privat genutzt werden
Die Liste an Maßnahmen ist natürlich nicht abschließend und wird unter Anderem durch den vorherigen Abschnitt ergänzt.
Bei weiteren Fragen zum Home Office verweisen wir gerne auf unseren Blog oder unser Kontaktformular.