Externer Datenschutzbeauftragter

Als externer Datenschutzbeauftragter sind mein Team und ich für Sie da und schaffen Rechtssicherheit.
Unser Team sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen compliant wird und das auch in Zukunft bleibt.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Die herausfordernden Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten können ohne Weiteres von einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens bewältigt werden. Ohne Weiteres stimmt natürlich nicht ganz, denn der Beschäftigte muss explizit geschult werden und muss des Weiteren von seiner eigentlichen Tätigkeit entbunden werden. Daraus ergeben sich schwer kalkulierbare Kosten und hohe Anforderungen an Ihren Mitarbeiter. Mit einem externen Datenschutzbeauftragten gestaltet sich Datenschutz viel einfacher und sorgenfreier.

Damit Sie sich einen guten Überblick verschaffen können, haben wir für Sie die wichtigsten Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten zusammengestellt.

Wir sind ein Team mit einer gesunden Mischung aus jung und reif. Neben unserer modernen Denkweise verfügen wir über die notwendigen Qualifikationen, Fachkunde sowie Berufserfahrung in den Bereichen Datenschutz und IT-Security.

Wir sind, auf gut Deutsch gesagt, mit der heutigen Technik und dem Datensalat aufgewachsen und beschäftigen uns schon unser ganzes Leben mit fast nichts anderem. Deshalb wissen wir ganz genau, wie Sie die technischen und organisatorischen Anforderungen nach Ihren Bedürfnissen erfüllen können. Damit Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden, Angestellten und Ihrer Partner sicher sind.

Da wir bereits über Fachwissen verfügen und die Erfahrung aus der Praxis haben, sparen Sie sich eine Menge Zeit und Kosten, wenn Sie den Datenschutz von einem externen Datenschutzbeauftragten managen lassen.

Wir sind für Unternehmen aus verschiedensten Branchen sowie Größen tätig und können jederzeit auf unsere Erfahrungen aus unseren Projekten als externer Datenschutzbeauftragter zurückgreifen. Wir kennen die Besonderheiten der Branchen und wissen worauf besonders zu achten ist und können uns schnell einen fundierten Überblick verschaffen, damit die Aufgabe Datenschutz schnell und einfach erledigt wird.

Einige Branchen denen wir als externer Datenschutzbeauftragter geholfen haben:

  • Apotheken
  • Ärzte
  • Dienstleistungsunternehmen
  • Ehrenamtliche Vereine (Betreuungsvereine sowie Rehasport)
  • Handwerker
  • IT und Telekommunikation
  • IT-Systemhäuser / Softwareentwickler
  • Küchenstudios
  • Logistik Unternehmen
  • Personalberater
  • Pflegedienste
  • Sportstudios
  • Sprachschulen

Darüber hinaus wissen wir aus erster Hand, wie die Aufsichtsbehörden vorgehen und worauf bei einer Prüfung geachtet wird. Damit Sie stets auf der sicheren Seite bleiben!

Als externe Datenschutzbeauftragte sind wir gegenüber den Verantwortlichen, dem Vorstand und auch Ihren Angestellten stets neutral und vermeiden dadruch Interessenkonflikte.

Außerdem haben wir im Vergleich zu einem internen DSB keinen Kündigungsschutz. Den Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten können Sie recht einfach beenden.

Als externe Datenschutzbeauftragte ist es unsere Pflicht, uns stets und qualifiziert weiterzubilden. Das Gute daran ist, dass Sie sich weder darum kümmern müssen, noch Geld für die Fortbildungen aufbringen müssen. Durch unsere stetige Fortbildung können wir Ihnen jederzeit Rechtssicherheit garantieren und sorgen dafür, dass jede Gesetzesänderung oder Anpassung berücksichtigt wird.

Zusätzlich tauschen wir uns regelmäßig mit anderen betrieblichen und externen Datenschutzbeauftragten aus. So können wir aus den Erfahrungen anderer lernen und unsere Arbeit und unser Fachwissen stetig verbessern, um Ihren Ansprüchen gerecht zu werden. Mehr dazu: BvD (Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands).

Wir schulen Sie und Ihre Angestellten, damit Datenschutz bei Ihnen im Unternehmen gelebt wird. Das Bestellen eines DSB schützt also nicht nur Ihr Unternehmen, sondern fördert Ihre Angestellten, damit Ihre Daten sicher verarbeitet werden. Die Datenschutz Schulungen können entweder bei Ihnen vor Ort stattfinden oder auch online per E-Learning.

Ihre Mitarbeiter sind der wichtigste Teil Ihrer Firewall!

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Aufgaben als externer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie den Datenschutz in unsere Hände geben und uns als externe Datenschutzbeauftragte bestellen, überwachen wir die Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen in Ihrem Betrieb. Wir sind auf einen engen Austausch mit der Geschäftsführung angewiesen, da wir im Laufe unserer Tätigkeit sämtliche Prozesse, Anwendungen, IT-Systeme und Richtlinien überprüfen und, wenn gewünscht auch optimieren. Der externe Datenschutzbeauftragte verfügt zudem über den Beinamen, „Anwalt der Betroffenen“ und genau das sind wir. Wir dienen als ständige Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter und sonstigen Betroffenen.

Falls der Bedarf besteht, dann stehen wir Ihnen auch für weitere Dienstleistungen zur Verfügung. Das könnte zum Beispiel die Unterstützung bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung oder einer Risikoanalyse sein. Des Weiteren können wir auch bei der Verfassung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten behilflich sein. Sie legen selbst fest, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen möchten und welche wir.

Eine genauere Übersicht unserer Aufgaben und Dienstleistungen finden Sie im Folgenden.

Unsere Leistungen und Aufgaben zum Aufbau einer Datenschutzkultur


DSGVO Grundschutz

Bestellung externer Datenschutzbeauftragter (DSB)
Meldung des Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Mitarbeiter Schulung/Sensibilisierung vor Ort oder Online
Mitarbeiterverpflichtung auf die Grundsätze der DSGVO
Prüfung Datenschutzerklärung und Impressum auf der Webseite

Datenschutz-Audit (Bestandsaufnahme)
Bestandsaufnahme mit Fragebögen und Checklisten vor Ort
Handlungsempfehlungen anhand der Bestandsaufnahme
Ist-Soll-Vergleich
Erstellung der Datenschutzdokumentation

Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente
Standard-Datenverarbeitungen
Unternehmensspezifische Datenverarbeitungen der Kernprozesse
Aufnahme und Ausarbeitung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Druck und Übergabe Datenschutzordner mit den benötigten Informationen und Vorlagen

Datenschutzmanagementsystem
Datenschutzprojektmanagement
Laufende Steuerung und Aktualisierung
Regelmäßige Audits und Einarbeitung in DSMS
Zugang für Mitarbeiter

Auftragsverarbeitungsverträge
Erstellung von ADV’s für Lieferanten und externe Partner
Prüfung und Einschätzung von ADV’s, die Sie von Dritten bekommen

Zusätzliche Leistungen
Bearbeitung der Anfragen von Betroffenen und Behörden
Informationspflichten gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Prüfung und Überwachung der Datenschutz-Compliance von Soft- und Hardware
Hilfestellung bei der Erstellung von benötigten Richtlinien

Noch Fragen zu unseren Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter?

Externer Datenschutzbeauftragter: Kosten

Individuelle Kostengestaltung​

Die Kosten und der damit verbundene Aufwand für die Beratung durch uns als externer Datenschutzbeauftragter, hängt sehr stark von Ihren Vorstellungen und Zielen ab. Uns ist es sehr wichtig, dass die Einführung einer Datenschutzkultur und die Erfüllung der Rechenschaftspflicht individuell auf Sie abgestimmt sind, da jedes Unternehmen eine eigene Struktur und kleine Feinheiten aufweist. Faktoren, die den Preis beeinflussen sind: Anzahl der Standorte, Betriebsrat vorhanden, Mitarbeiterzahl, Art der Daten, Datentransfer in Drittländer und die Anzahl der Gesellschaften. Gerne verschaffen wir uns einen kleinen Überblick in Ihrem Unternehmen, damit wir aufgrund unserer Erfahrung einschätzen können, wo Sie stehen, was sie brauchen und was noch getan werden muss.

Der Ablauf unserer Zusammenarbeit

Erstgespräch

Im ersten Schritt laden wir Sie zu einem Erstgespräch ein. Im Laufe des Erstgesprächs können Sie mit uns Ihre Gedanken zum Thema Datenschutz teilen. Des Weiteren beantworten wir Ihnen gern sämtliche Ihrer Fragen und gehen dabei auf unsere Arbeitsweise als externer Datenschutzbeauftragter ein. Ziel des Erstgesprächs ist es, mittels eines kurzen Checks herauszufinden, wie Datenschutz bisher gelöst wurde und wie der Stand in Ihrem Unternehmen ist. Dies ist uns ein besonders wichtiges Anliegen, damit wir Ihnen ein faires Angebot machen können. Nach der Beratung entscheiden Sie, bei welchen Aufgaben wir Ihnen helfen sollen. Wir klären des Weiteren, ob Sie einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Nach unserem Gespräch wissen Sie ganz genau was Sie zu tun haben. Oberstes Ziel ist es, Ihnen die Unsicherheit im Bezug auf Datenschutz zu nehmen und es Ihnen zu ermöglichen, das Thema Datenschutz auf die Zielgerade zu bringen.

Zugang DSMS

Im nächsten Schritt unserer Zusammenarbeit kommt unser Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ins Spiel. Mit unserem DSMS ist es uns möglich, die gesamte Dokumentation rund um das Thema Datenschutz zu erstellen und ohne großen Aufwand aktuell zu halten. Wir richten Ihnen das DSMS grundlegend ein und im darauffolgenden Schritt wird das DSMS mit Inhalten gefüllt (z.B Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder technische und organisatorische Maßnahmen). Wir stehen Ihnen dabei selbstverständlich stets beratend und unterstützend zur Seite. Für diese Aufgabe bestimmen Sie einen Datenschutz-Assistenten. Der von Ihnen ausgewählte Assistent wird von unserem Datenschutzbeauftragten auditiert und dadurch in die Lage versetzt, das DSMS zu pflegen. Als Datenschutzbeauftragter stehen wir Ihnen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Datenschutz als Prozess

Wir begleiten Sie und etablieren den Datenschutz auf lange Sicht in Ihrem Unternehmen und stehen Ihnen jederzeit unterstützend zur Seite. Durch Informationen, Schulungen und regelmäßige Audits werden wir auf lange Sicht ein hohes Datenschutzniveau bei Ihnen etablieren. Wir sind dabei stets darauf erpicht, unsere Fachkenntnisse und Qualifikationen zu erweitern und können dadurch garantieren, dass Sie und Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand sind.

Erfahrungen aus der Praxis als externer Datenschutzbeauftragter

externe Beratung

Als externer DSB ist es meine Aufgabe, Sie zu beraten und Ihnen die Erfüllung der DSGVO leicht zu machen. Aus einer Vielzahl von Projekten mit teilweise sehr sensiblen Daten, bin ich persönlich zu dem Schluss gekommen, dass viele sich mit der DSGVO schwerer tun als nötig. Besonders bei eher kleinen Unternehmen, die weder viele Angestellte noch Computer oder ähnliche Systeme haben ist die Erfüllung der DSGVO viel leichter, als die meisten es sich vorstellen können. Das Thema DSGVO und Datenschutzbeauftragter sorgt für viel Unsicherheit. Diese besagte Unsicherheit verfliegt in der Regel nach einer kurzen Beratung, da der Papiertiger DSGVO, wenn man professionell und individuell damit umgeht, ganz schnell handzahm wird.

Gründe für Unsicherheiten

Die große Unsicherheit, die die DSGVO mit sich bringt ist zum einen den Medien zuzuschreiben und der Tatsache, dass sich juristische Werke eher mühsam lesen und zu Gemüte führen lassen. Besonders die Anpassung bestehender IT-Systeme und die Komplexität der gesetzlichen Anforderungen bringen Unternehmen in eine unerwünschte Lage. Dazu kommen hohe Kosten, wenig Zeit und der steigende Aufwand für Kundenanfragen. Die Gefahr, die Umsetzung der DSGVO anzupacken und letztlich doch nicht alles richtig zu machen ist allgegenwärtig und sorgt für noch mehr Unsicherheit.

Asset Datenschutz

Wie bei einer Münze hat auch die DSGVO bzw. der Datenschutz eine zweite Seite. Aus meinen Projekten gewann ich die Erfahrung, dass aus der Unsicherheit, Sicherheit wird. Weiter oben habe ich die DSGVO mittels eines Papiertigers verbildlicht. So ein Tiger ist natürlich auf den ersten Blick sehr bedrohlich. Doch, falls dieser Tiger zahm wäre und Sie sowie Ihr Unternehmen beschützen würde, dann würden Sie nicht länger verunsichert sein, sondern sicher.

externer Datenschutzbeauftragter Papiertiger DSGVO
Was genau macht der Tiger, um Sie zu schützen?

Durch die Beratung eines externen Datenschutzbeauftragten werden Sie rechtssicher und haben nichts mehr zu befürchten, wenn Sie von der Aufsichtsbehörde kontrolliert werden oder, wenn Ihnen jemand etwas Böses will und Sie anschwärzt. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt übrigens die gesamte Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde und setzt sich auch mit Beschwerden auseinander. Sie bekommen einen präzisen Überblick in Ihre Abläufe und die damit verbundenen IT-Systeme, Anwendungen sowie die verarbeiteten Daten. All diese Dinge werden dokumentiert und einer Qualitätskontrolle unterzogen. Das heißt nicht, dass Sie im gleichen Zug all Ihre Abläufe und Systeme anpassen müssen. Sie erhalten lediglich eine Einschätzung und Empfehlung von uns, an welchen Stellen Sie noch besser sein könnten. Darüber hinaus werden Ihre Angestellten sensibilisiert, um Angriffe von außen abzuwehren und Situationen richtig einschätzen zu können. Sie entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen wollen und wie hoch Ihr angestrebtes Schutzniveau ist. Wir stehen Ihnen dabei jederzeit beratend zur Seite und weisen Sie auf Schwachpunkte sowie Risiken hin.

Sie können sich das ungefähr so vorstellen, dass dieser einst wilde Papiertiger Ihr Unternehmen nicht länger auf den Kopf stellt. Stattdessen legt er sich respekteinflößend und schützend vor Ihre Tür und lässt Aufsichtsbehörden damit gar keine andere Wahl, als einen großen Bogen um Ihr Unternehmen zu machen und sich die zu suchen, die den Papiertiger noch nicht gezähmt haben.   

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Wir sind in ganz OWL und Teilen Niedersachsens tätig:

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