Datenschutzmanagement analog
Die einfachste Form um seine datenschutzrelevanten Dokumente zu verwalten: in einem Aktenordner.
- Auf dieser Seite:
- Wozu eine Akte?
- Was muss rein?
- Unsere Leistungen
- Vor- und Nachteile
- Alternativen
Wozu eine Datenschutz-Akte?
Erfüllen der Rechenschaftspflicht
Die Datenschutzakte zielt – wie andere Formen des Datenschutzmanagements – darauf ab, sämtliche Dokumentationspflichten nachweislich zu erfüllen.
Sie bietet sich für kleine Unternehmen, die eine analoge Lösung bevorzugen. Sie anzulegen geht relativ schnell und einfach. Die Akte dient dann zur Vorlage bei Behörden/Untersuchungen.
Was muss rein?
Der Ordner ist wie eine Akte aufgebaut und enthält sämtlich Dokumente – so wie es die DSGVO vorschreibt. Vorhanden sein müssen das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zum Schutz der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten. Weitere Dokumente die enthalten sein müssen: Einwilligungserklärungen, Mitarbeiterverpflichtungen, Verpflichtungen für Subunternehmer, Informationspflichten, Auftragsdatenverarbeitungsverträge („AV-Verträge“). Außerdem sollten Kopiervorlagen für sämtlich Dritte betreffende Dokumente vorhanden sein.
Haben Sie weitere Fragen zum Inhalt der Datenschutzdokumentation?
Vor- und Nachteile analogen Datenschutzmanagements
- Vorteile:
- schnell
- günstig
- einfach zu bedienen
- Nachteile:
- hoher Pflegeaufwand, da analog (schwieriger zu durchsuchen)
- veraltet schnell (das digitale Pendant trägt immer das aktuelle Datum)
- schlecht in digitale Strukturen zu integrieren
Unsere Leistungen zum analogen Datenschutzmanagement
- Aus vielen Projekte und Erfahrungen, wissen wir worauf zu achten ist
- Wir führen eine Bestandsaufnahme durch oder helfen bei der Durchführung. Unser TEMPLATE ORDNER beinhaltet Checklisten und Leitfäden zur Durchführung der Bestandsaufnahme.
- Von uns bekommen Sie das vollständige Grundgerüst, das Sie nur noch mit Inhalten befüllen müssen. Diese Vorlagensammlung entspricht im Umfang den oben genannten Inhalten, die eine Datenschutzdokumentation enthalten muss.
- Nachdem Sie den Ordner fertiggestellt haben, prüfen wir diesen und geben ggf. Handlungsempfehlungen.
Sind Sie sich unsicher wie Sie Datenschutzmanagement angehen sollen?
Was sind die Alternativen?
Der Aktenordner kann natürlich auch komplett digital angelegt und verwaltet werden. Mit einem beliebigen Dokumentmanagementsystem lassen sich die o.g. Anforderungen gut bewältigen.
Es gibt auch spezialisierte Softwarelösungen. Diese decken alle Anforderungen ab und bieten viele Komfortfunktionen. Oftmals beinhalten solche Datenschutzmanagementsysteme auch ausfüllbare Vorlagen, die einem viel Arbeit abnehmen können.