Datenschutzmanagementsystem mit DSGVO-Dokumentation für Unternehmen

Datenschutz-Managementsystem (DSMS) für kleine und mittlere Unternehmen

Unser Cloud-DSMS unterstützt die Arbeit von internen Datenschutzbeauftragten.

In 12 Schritten führen wir Sie durch alle erforderlichen Anforderungen, die Maßnahmen der DSGVO in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Damit schützen Sie personenbezogene Daten.

Unsere Zusammenarbeit:
Zunächst richten wir für Sie das DSMS in unserer Cloud ein. Entsprechend Ihrer Anforderungen haben Sie die Möglichkeit, unsere Zusatzpakete zu buchen. Sie starten z.B. mit unserer Minimallösung die für kleine Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie Ihr Datenschutzmanagement outsourcen wollen, sind wir ebenfalls Ihr Partner.

Datenschutzmanagementsystem in der Cloud Datenschutz Lübbecke
Datenschutzmanagementsystem in der Cloud Datenschutz Lübbecke

Datenschutz-Managementsystem (DSMS) für kleine und mittlere Unternehmen

Unser Cloud-DSMS unterstützt die Arbeit von internen Datenschutzbeauftragten.

In 12 Schritten führen wir Sie durch alle erforderlichen Anforderungen, die Maßnahmen der DS-GVO in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Damit schützen Sie personenbezogene Daten.

Unsere Zusammenarbeit:
Zunächst richten wir für Sie das DSMS in unserer Cloud ein. Entsprechend Ihrer Anforderungen haben Sie die Möglichkeit, unsere Zusatzpakete zu buchen. Sie starten z.B. mit unserer Minimallösung die für kleine Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie Ihr Datenschutzmanagement outsourcen wollen, sind wir ebenfalls Ihr Partner.

Ziel Datebschutzmanagemetsystem von Datenschutz-Lübbecke

Zielsetzung: Organisieren Datenschutzmanagement in Unternehmen

Unser Cloud Datenschutzmanagementsystem ermöglicht es, Unternehmen und Datenschutzbeauftragten Ihr individuelles Datenschutzmanagement aufzubauen, zu verbessern oder neu nach EU-DSGVO und neuen BDSG aufzusetzen.

1. Geschütztes, separates Laufwerk/Dateiverzeichnis anlegen in dem die einzelnen Belege gespeichert werden. Probleme: Dokumente nicht revisionssicher, schlechte Übersicht, mühsame Suche über Windows. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen – führt zu Doppelarbeiten.

2. Datenschutz Managementsoftware einsetzen. Belege werden bei vielen Systemen mit Generatoren erzeugt – ohne Fachkompetenz schlechte Ergebnisse. Die Verwaltung der Einzeldokumente mit Personenbezug ist oft zu kompliziert. Teuer, mühsam, hoher Aufwand bei Änderungen.

3. Unser Datenschutz-Managementsystem ist wie eine Webseite aufgebaut. Für jede DSGVO-Aufgabe gibt es ausführliche Hinweise und Formularvorlagen, die „nur“ um Ihre individuellen Belange erweitert werden müssen.

Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Änderungen werden versioniert und sind genau nachvollziehbar. Löschen angelegter Datenblätter ist nicht möglich.

Komfortable Recherche, Berechtigungen für Datenzugriff. Läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone (IOS, Android, Windows).

Welche alternativen Möglichkeiten gäbe es?
Ziel Datebschutzmanagemetsystem von Datenschutz-Lübbecke

Zielsetzung: Organisieren Datenschutzmanagement in Unternehmen

Unser Cloud Datenschutzmanagementsystem ermöglicht es, Unternehmen und Datenschutzbeauftragten Ihr individuelles Datenschutzmanagement aufzubauen, zu verbessern oder neu nach EU-DSGVO und neuen BDSG aufzusetzen.

1. Geschütztes, separates Laufwerk/Dateiverzeichnis anlegen in dem die einzelnen Belege gespeichert werden. Probleme: Dokumente nicht revisionssicher, schlechte Übersicht, mühsame Suche über Windows. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen – führt zu Doppelarbeiten.

2. Datenschutz Managementsoftware einsetzen. Belege werden bei vielen Systemen mit Generatoren erzeugt – ohne Fachkompetenz schlechte Ergebnisse. Die Verwaltung der Einzeldokumente mit Personenbezug ist oft zu kompliziert. Teuer, mühsam, hoher Aufwand bei Änderungen.

3. Unser Datenschutz-Management-System ist wie eine Webseite aufgebaut. Für jede DSGVO-Aufgabe gibt es ausführliche Hinweise und Formularvorlagen, die „nur“ um Ihre individuellen Belange erweitert werden müssen.

Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Änderungen werden versioniert und sind genau nachvollziehbar. Löschen angelegter Datenblätter ist nicht möglich.

Komfortable Recherche, Berechtigungen für Datenzugriff. Läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone (IOS, Android, Windows).

Welche alternativen Möglichkeiten gäbe es?

Anforderungen an das Datenschutz-Management

Wie auch immer Sie die Organisation der EU-DSGVO in der Praxis angehen, Sie stehen mindestens vor drei Problemstellungen:

1. Wie wollen Sie Ordnung in die Umsetzung der vielen Vorschriften und einzuleitenden Maßnahmen bringen?

2. Wie gelangen Sie schnell an Know-how und praxistaugliche Dokumentationsvorlagen?

3. Wie wollen Sie das Dokumentationssystem aufbauen?

Datenschutz-Management-System von Datenschutz Lübbecke
Datenschutz-Management-System von Datenschutz Lübbecke

Anforderungen an das Datenschutz-Management

Wie auch immer Sie die Organisation der EU-DSGVO in der Praxis angehen, Sie stehen mindestens vor drei Problemstellungen:

1. Wie wollen Sie Ordnung in die Umsetzung der vielen Vorschriften und einzuleitenden Maßnahmen bringen?

2. Wie gelangen Sie schnell an Know-how und praxistaugliche Dokumentationsvorlagen?

3. Wie wollen Sie das Dokumentationssystem aufbauen?

Datenschutzmanagementsystem Desktop und Smartphone

Unser Datenschutz-Managenent-System ist eine Cloud Lösung und wie eine Website aufgebaut, sie enthält Apps und Handlungsempfehlungen zum Aufbau der Datenschutzgrundverordnung. Das DSMS organisiert den gesamten Datenschutz nach EU-DSGVO und dem neuen BDSG.

Datenschutz-Management-System von Digital Coach 4.0

Unser Datenschutzmanagementsystem wird von der Firma digital coach 4.0 entwickelt und betreut. Die dahinterstehende Idee ist, dass Apps die Erhebung von Daten vereinfachen (z.B. TOM-Checkliste), benötigte Vorlagen und Schriftstücke (z.B. AV-Verträge) im Detailbereich Dokumentenmanagement (z.B. Verpflichtungserklärungen) in einer Cloud gemanagt und gespeichert werden.

Hintergrund der Entwicklung:
Auf der einen Seite eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften, auf der anderen Seite die daraus abzuleitenden Schritte für die praktische Umsetzung. Wir haben auf Grundlage von Microsoft SharePoint ein System entwickelt, das:

• die erforderlichen Handlungsschritte vorgibt
• jeden Handlungsschritt erklärt wie dieser erreicht wird
• die für den Handlungsschritt erforderlichen Vorlagen bereitstellt
• ein rechtssicheres Datenschutz-Management-System bereitstellt
• erstellte Dokumente nach den Vorschriften speichert
• Manipulationen verhindert

Fazit: Wir stellen eine insgesamt funktionierende Organisationsplattform bereit, Datenschutzbeauftragte in der Praxis ihr Datenschutzmanagement nach DSGVO und neuem BDSG aufzubauen bzw. zu organisieren.

Datenschutzmanagement | System

Datenschutz-Management-System von Digital Coach 4.0

Datenschutzmanagementsystem Desktop und Smartphone

Unser Datenschutz-Managenent-System ist eine Cloud Lösung und wie eine Website aufgebaut, sie enthält Apps und Handlungsempfehlungen zum Aufbau der Datenschutzgrundverordnung. Das DSMS organisiert den gesamten Datenschutz nach EU-DSGVO und dem neuen BDSG.

Unser Datenschutzmanagementsystem wird von der Firma digital coach 4.0 entwickelt und betreut. Die dahinterstehende Idee ist, dass Apps die Erhebung von Daten vereinfachen (z.B. TOM-Checkliste), benötigte Vorlagen und Schriftstücke (z.B. AV-Verträge) im Detailbereich Dokumentenmanagement (z.B. Verpflichtungserklärungen) in einer Cloud gemanagt und gespeichert werden.

Hintergrund der Entwicklung:
Auf der einen Seite eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften, auf der anderen Seite die daraus abzuleitenden Schritte für die praktische Umsetzung. Wir haben auf Grundlage von Microsoft SharePoint ein System entwickelt, das:

• die erforderlichen Handlungsschritte vorgibt
• jeden Handlungsschritt erklärt wie dieser erreicht wird
• die für den Handlungsschritt erforderlichen Vorlagen bereitstellt
• ein rechtssicheres Datenschutz-Management-System bereitstellt
• erstellte Dokumente nach den Vorschriften speichert
• Manipulationen verhindert

Fazit: Wir stellen eine insgesamt funktionierende Organisationsplattform bereit, Datenschutzbeauftragte in der Praxis ihr Datenschutzmanagement nach DSGVO und neuem BDSG aufzubauen bzw. zu organisieren.

Datenschutzmanagement | System

1. Die DSGVO-Dokumentation wird in Handlungsfelder unterteilt

Ausgehend vom Ergebnis – eine DSGVO-Dokumentation zu erstellen, haben wir unser Datenschutz-Management-System zunächst in Handlungsfelder untergliedert. Zu jedem Handlungsfeld gibt es Erläuterungen in denen erklärt wird, worum es geht.

In den Handlungsfeldern werden alle benötigten Dokumentvorlagen, erstellte Dokumente, unterschriebene DSGVO-Belege und weitere dem Sachverhalt dienliche Informationen und Daten gespeichert.

Datenschutz-infobase Startseite Datenschutzmanagementsystem erstellt mit Sharepoint

Mit Klick auf die ausgewählte Kachel gelangen Sie zum Handlungsfeld. Zum Beispiel: Bestandsaufnahme oder Verarbeitungstätigkeiten.

1. Die DSGVO-Dokumentation wird in Handlungsfelder unterteilt

Datenschutz-infobase Startseite Datenschutzmanagementsystem erstellt mit Sharepoint

Mit Klick auf die ausgewählte Kachel gelangen Sie zum Handlungsfeld. Zum Beispiel: Bestandsaufnahme oder Verarbeitungstätigkeiten.

Ausgehend vom Ergebnis – eine DSGVO-Dokumentation zu erstellen, haben wir unser Datenschutz-Management-System zunächst in Handlungsfelder untergliedert. Zu jedem Handlungsfeld gibt es Erläuterungen in denen erklärt wird, worum es geht.

In den Handlungsfeldern werden alle benötigten Dokumentvorlagen, erstellte Dokumente, unterschriebene DSGVO-Belege und weitere dem Sachverhalt dienliche Informationen und Daten gespeichert.

2. Apps vereinfachen vorbereitende Maßnahmen

Damit sich der Datenschutzbeauftragte ein Bild von der Verarbeitung personenbezogener Daten machen kann, sind verschiedene Maßnahmen für die Vorbereitung der EU-DSGVO Dokumentation unabdingbar.

Zur Unterstützung bieten wir verschiedene Apps an, die z.B. die Bestandsaufnahme für den Datenschutzbeauftragten erheblich erleichtert und strukturiert.

Das Video zeigt im schnellen Durchlauf das Prinzip der Durchführung von Bestandsaufnahmen. Eine sachgemäße und strukturierte Umsetzung der Bestandsaufnahmen erleichtert z.B. die nachfolgenden Maßnahmen zur Erstellung der TOM’s und Verarbeitungsverzeichnisse.

2. Apps vereinfachen vorbereitende Maßnahmen

Damit sich der Datenschutzbeauftragte ein Bild von der Verarbeitung personenbezogener Daten machen kann, sind verschiedene Maßnahmen für die Vorbereitung der EU-DSGVO Dokumentation unabdingbar.

Zur Unterstützung bieten wir verschiedene Apps an, die z.B. die Bestandsaufnahme für den Datenschutzbeauftragten erheblich erleichtert und strukturiert.

Das Video zeigt im schnellen Durchlauf das Prinzip der Durchführung von Bestandsaufnahmen. Eine sachgemäße und strukturierte Umsetzung der Bestandsaufnahmen erleichtert z.B. die nachfolgenden Maßnahmen zur Erstellung der TOM’s und Verarbeitungsverzeichnisse.

3. Beispiel: Handlungsfeld Verzeichnis der Verarbeitung

Das Verzeichnis der Verarbeitung ist definitiv der Bereich der Datenschutzgrundverordnung, der den Umgang und die Verarbeitung beschreibt und dokumentiert, Hierdurch erfährt der Datenschutzbeauftragte wie das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet und nutzt.

Anmerkung: Unabhängig von der Notwendigkeit des Schutzes personenbezogener Daten, hat das Unternehmen die Chance sich tiefe Einblicke in eingefahrene Geschäftsprozesse zu verschaffen.

Datenschutz Lübbecke Webseite Handlungsfeld VerfahrensverzeichnisFür jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. des Verfahrensverzeichnisses organisiert. Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Der zweite Screenshot zeigt eine Dokumentenmappe, in der alle oder ein Teil der Verfahrensbeschreibungen gespeichert werden. Für den Fall des Auskunftsersuchens einer Aufsichtsbehörde ist es möglich, die Daten herunterzuladen und als ZIP-Datei der Behörde weiterzuleiten.

Wichtig: Alle erstellten Dateien  können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Somit ist sichergestellt, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

weiterlesen
Datenschutz-Management-System Verzeichnis der Verarbeitung

Über das Bild mit den Markern (unten rechts) ist es möglich, Handlungsanweisungen und Tipps zum Aufbau des Verfahrensverzeichnisses abzurufen. Die erstellen Dateien werden in sog. Dokumentenmappen gespeichert und versioniert und über diese Webseite bearbeitet.

3. Beispiel: Handlungsfeld Verzeichnis der Verarbeitung

Datenschutz-Management-System Verzeichnis der Verarbeitung

Über das Bild mit den Markern (unten rechts) ist es möglich, Handlungsanweisungen und Tipps zum Aufbau des Verfahrensverzeichnisses abzurufen. Die erstellen Dateien werden in sog. Dokumentenmappen gespeichert und versioniert und über diese Webseite bearbeitet.

Datenschutz Lübbecke Webseite Handlungsfeld VerfahrensverzeichnisFür jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. des Verfahrensverzeichnisses organisiert. Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Der zweite Screenshot zeigt eine Dokumentenmappe, in der alle oder ein Teil der Verfahrensbeschreibungen gespeichert werden. Für den Fall des Auskunftsersuchens einer Aufsichtsbehörde ist es möglich, die Daten herunterzuladen und als ZIP-Datei der Behörde weiterzuleiten.

Wichtig: Alle erstellten Dateien  können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Somit ist sichergestellt, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

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Das Verzeichnis der Verarbeitung ist definitiv der Bereich der Datenschutzgrundverordnung, der den Umgang und die Verarbeitung beschreibt und dokumentiert, Hierdurch erfährt der Datenschutzbeauftragte wie das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet und nutzt.

Anmerkung: Unabhängig von der Notwendigkeit des Schutzes personenbezogener Daten, hat das Unternehmen die Chance sich tiefe Einblicke in eingefahrene Geschäftsprozesse zu verschaffen.

4. Erstellte Schriftstücke befinden sich in Dokumentenmappen

Ein einmal erstelltes Dokument, kann mit dem Einstellen in eine Dokumentenmappe nicht mehr gelöscht werden. Die EU-DSGVO verlangt eine genaue Dokumentation der Veränderungen an den Schriftstücken. Deshalb müssen alle Veränderungen mittels einer Versionsüberwachung dokumentiert werden. Damit ist garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

4. Erstellte Schriftstücke befinden sich in Dokumentenmappen

Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Ein einmal erstelltes Dokument, kann mit dem Einstellen in eine Dokumentenmappe nicht mehr gelöscht werden. Die EU-DSGVO verlangt eine genaue Dokumentation der Veränderungen an den Schriftstücken. Deshalb müssen alle Veränderungen mittels einer Versionsüberwachung dokumentiert werden. Damit ist garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Sie wollen Ihren Datenschutz organisieren und rechtssicher betreiben?

Ihr Ansprechpartner

Herr Steffen Meier Externer Datenschutzbeauftragter (TÜV)

Telefon: + 49 (0) 5741 – 289 97 11 E-Mail:

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Adresse

digital coach 4.0 GmbH & Co.KG, Geistwall 12 & 14, 32312 Lübbecke, Tel. +49 (0)5741 Fax +49 (0)5741 – 289 98 11