Was ist ein Datenschutz-Management-System und was macht man damit?

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) dokumentiert die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Für die Art und den Umfang eines DSMS gibt es keine vorgeschriebenen Standards.

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) verlangt lediglich eine Dokumentation, die die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aufzeigt und revisionssicher dokumentiert.

So können sowohl manuelle Hilfsmittel und digitale Systeme zum Aufbau des DSMS’s verwenden.

Datenschutz muss gemanaget werden

Fazit

Ein optimal auf die Belage des Unternehmens abgestimmtes Datenschutzmanagementsystem ist also eine unverzichtbare Voraussetzung, um datenschutzrechtliche Anforderungen der DS-GVO und der Kunden nachweisbar zu erfüllen.

Woran sollte man also seine Anforderungen an ein rechtsverbindliches Datenschutzmanagementsystem festmachen? Dies sind z.B. die Betriebsgröße, Anzahl der Daten verarbeitenden Prozesse oder Mitarbeiter. Auch sind eventuelle Risiken bei der Verarbeitung und Verwendung der Daten zu berücksichtigen.

Grundsätzlich hilft folgende Faustformel:
• Kleine Firma kleine Lösung, hier reicht ein „dünner“ Datenschutz-Ordner
• Große Firma große Lösung, hier ist ein „dicker“ Ordner mit umfangreichen Beschreibungen erforderlich

Wir haben aus der Praxis heraus drei Lösungsvarianten umgesetzt:
• Datenschutz-Ordner (Datenschutzakte)
• Digitale Datenschutz-Dokumente, die über ein CRM (Dokumentenmanagementsystem) gepflegt werden
• Datenschutz-Software für professionelle Datenschutzlösungen

Datenschutz Orner für kleine Betriebe

Aktenordner
Wie auch immer, erstellen sie hierfür schriftlich oder mit einem PC die benötigten Dokumente.
Alles zum Datenschutz gehörende wird hier abgelegt.

Kosten ca. 1.000 €

Datenschutzmanagement mit einem CRM-System

CRM-System
Alle benötigten Dokumente und Auswertungen werden ausschließlich digital erstellt und im Dateisystem oder einem CRM-System gespeichert.

Kosten ab 2.000 € (ohne CRM)

Datenschutz-Software
Weil Datenschutz einen direkten Einfluss auf die Geschäftsprozesse hat. erhebt man den Datenschutz selbst zu einem Prozess.

Kosten ab 1.500 € zzgl. monatliche Puschale für Software und Service.

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