Was ist ein Datenschutzmanagementsystem und was macht man damit?

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) dokumentiert alle Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien im Unternehmen.

Für die Art und den Umfang eines DSMS gibt es keine vorgeschriebenen Standards.

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung, EU-DSGVO) verlangt lediglich eine Dokumentation, die die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aufzeigt und revisionssicher dokumentiert.

So können sowohl manuelle Hilfsmittel und digitale Systeme zum Aufbau des DSMS’s verwenden.

Damit ein hochwertiges Datenschutzmanagement im Unternehmen installiert werden kann,
sind etliche vorbereitende Maßnahmen erforderlich.
Der Datenschutzbeauftragte analysiert geschäftliche Prozesse und gibt die zu erledigenden Maßnahmen sowie die Umsetzung für die Mitarbeiter vor.

Datenschutzmanagementsystem Übersicht der Möglichkeiten
Datenschutzmanagementsystem „Audatis“

Einführung eines Datenschutzmanagements nach DSGVO am Beispiel der Datenschutzmanagement-Software „Audatis„.

Fazit: Datenschutzmanagementsystem für Unternehmen

Ein optimal auf die Belage des Unternehmens abgestimmtes Datenschutzmanagementsystem ist also eine unverzichtbare Voraussetzung, um datenschutzrechtliche Anforderungen der DS-GVO und der Kunden nachweisbar zu erfüllen.

Woran sollte man also seine Anforderungen an ein rechtsverbindliches Datenschutz-Management-System festmachen? Dies sind z.B. die Betriebsgröße, Anzahl der Daten verarbeitenden Prozesse oder Mitarbeiter. Auch sind eventuelle Risiken bei der Verarbeitung und Verwendung der Daten zu berücksichtigen.

Grundsätzlich hilft folgende Faustformel:
• Kleine Firma kleine Lösung, hier reicht ein „dünner“ Datenschutz-Ordner
• Große Firma große Lösung, hier ist ein „dicker“ Ordner mit umfangreichen Beschreibungen erforderlich

Wir haben aus der Praxis heraus drei Lösungsvarianten umgesetzt:
• Datenschutz-Ordner (Datenschutzakte)
• Digitale Datenschutz-Dokumente, die über ein CRM (Dokumentenmanagementsystem) gepflegt werden
• Datenschutz-Software für professionelle Datenschutzlösungen

Auch ein Ordner ist ein Datenschutzmanagementsystem, Datenschutzordner für kleine Betriebe

Aktenordner
Wie auch immer, erstellen sie hierfür schriftlich oder mit einem PC die benötigten Dokumente.
Alles in die Datenschutzakte gehörende wird hier abgelegt.

Kosten ca. 1.000 €

Datenschutzmanagementsystem mit einem CRM-System aufgebaut

CRM-System
Alle benötigten Dokumente und Auswertungen werden ausschließlich digital erstellt und im Dateisystem oder einem CRM-System gespeichert.

Kosten ab 2.000 € (ohne CRM)

Ideal ist: Datenschutzmanagementsytem mit Software aufbauen

Datenschutz-Software
Weil der Schutz von Daten einen direkten Einfluss auf die Geschäftsprozesse hat, erhebt man den Datenschutz selbst zu einem Prozess.

Kosten ab 1.500 € zzgl. monatliche Pauschale für Software und Service.

Datenschutzorganisation mit der Cloudsoftware Audatis

Einblick in die Thematik Datenschutz und die praktische Umsetzung

Wir arbeiten seit vielen Jahren in der Organisation und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Strategisch organisierter Datenschutz begleitet uns deshalb seit vielen Jahren.
Für professionell organisierte Unternehmen stellt die DSGVO keine größere Herausforderung dar. Bei ihnen wurde und wird Datenschutz bis heute gelebt. Die Grundlage vor Inkrafttreten der EU-DSGVO war das BDSG, auf dieser Grundlage wurde die DS-GVO europaweit und einheitlich aufgebaut.
Schon ein wenig Weitblick reicht aus, um die Bedeutung einer gut organisierten Datenverarbeitung mit geschützten Geschäftsprozessen als Vorteil und nicht als Hemmschuh zu erkennen.

Durch die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung vom Mai 2018) rückte das Thema Datenschutz in aller Munde und die Bevölkerung wird nach und nach für das Thema sensibilisiert.

Lieber Leser,
wir arbeiten weiter an dem Thema.

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