Datenschutz Managementsystem zur Organisation der DSGVO, DS-GVO

Digitale Datenschutz-Akte

Einfaches Datenschutzmanagementsystem für die Erstellung, Bearbeitung und Organisation der Dokumentation laut Datenschutz-Grundverordnung.

Digitale Datenschutz-Akte

Wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit einem Datenschutzmanagementsystem mit Leichtigkeit organisiert wird.

Digitale Datenschutz-Akte organisiert DSGVO

Unser Datenschutz Managementsystem organisiert Schritt für Schritt die Erstellung und Ablage Ihrer DSGVO Dokumentation.

Wie auch immer Sie die Sache der DSGVO angehen, Sie stehen schnell vor einem grundsätzlichen Problem: Wie wollen Sie Ordnung in die Bearbeitung und Ablage der vielen Dokumente bringen?

1. Anmerkung: Bevor wir über die Organisationsmöglichkeiten sprechen, gehen wir davon aus, dass die notwendigen Dokumente wie z.B. Verpflichtungen zum Datengeheimnis oder das Verfahrensverzeichnis bereits bei Ihnen vorligen. Für unser System ist das nicht zwingend erforderlich.

2. Anmerkung: Die Dokumente liegen Ihnen als Word-, Excel- oder PDF-Dokument vor.

3. Anmerkung: Die Ablage muß so erfolgen, dass Sie Ihren Informationspflichten nachkommen können.

4. Anmerkung: Sie sollten relativ einfach neue Dokumente hinzufügen und ändern können. Manipulationen müssen ausgeschlossenen werden können. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

Möglichkeiten:
1. Geschütztes, sparates Laufwerk/Dateiverzeichnis anlegen, in dem die einzelnen Dokumente gespeichert werden. Probleme: Dokumente nicht revisionssicher, schlechte Übersicht, mühsame Suche über Windows. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen – führt zu Doppelarbeiten.

2. Datenschutz Managementsoftware einsetzen. Dokumente werden bei vielen Systemen mit Generatoren erzeugt – ohne Fachkompetenz schlechte Ergebnisse. Die Verwaltung der Einzeldokumente mit Personenbezug ist oft zu kompliziert. Teuer, mühsam, hoher Aufwand bei Änderungen.

3. Unsere Digitale Datenschutzakte ist wie eine Webseite aufgebaut. Für jede  DSGVO-Aufgabe gibt es ausführliche Hinweise und Formularvorlagen, die „nur“ um Ihre individuellen Belange erweitert werden müssen. Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Änderungen werden versioniert und sind genau nachvollziehbar. Löschen angelegter Dokumente ist nicht möglich. Komfortable Suche, Berechtigungen für Datenzugriff. Läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone (IOS, Android, Windows).

Welche Möglichkeiten gäbe es?

Digitale Datenschutz-Akte organisiert DSGVO

Unser Datenschutz Managementsystem organisiert Schritt für Schritt die Erstellung und Ablage Ihrer DSGVO Dokumentation.

Wie auch immer Sie die Sache der DSGVO angehen, Sie stehen schnell vor einem grundsätzlichen Problem: Wie wollen Sie Ordnung in die Bearbeitung und Ablage der vielen Dokumente bringen?

1. Anmerkung: Bevor wir über die Organisationsmöglichkeiten sprechen, gehen wir davon aus, dass die notwendigen Dokumente wie z.B. Verpflichtungen zum Datengeheimnis oder das Verfahrensverzeichnis bereits bei Ihnen vorligen. Für unser System ist das nicht zwingend erforderlich.

2. Anmerkung: Die Dokumente liegen Ihnen als Word-, Excel- oder PDF-Dokument vor.

3. Anmerkung: Die Ablage muß so erfolgen, dass Sie Ihren Informationspflichten nachkommen können.

4. Anmerkung: Sie sollten relativ einfach neue Dokumente hinzufügen und ändern können. Manipulationen müssen ausgeschlossenen werden können. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

Möglichkeiten:
1. Geschütztes, sparates Laufwerk/Dateiverzeichnis anlegen, in dem die einzelnen Dokumente gespeichert werden. Probleme: Dokumente nicht revisionssicher, schlechte Übersicht, mühsame Suche über Windows. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen – führt zu Doppelarbeiten.

2. Datenschutz Managementsoftware einsetzen. Dokumente werden bei vielen Systemen mit Generatoren erzeugt – ohne Fachkompetenz schlechte Ergebnisse. Die Verwaltung der Einzeldokumente mit Personenbezug ist oft zu kompliziert. Teuer, mühsam, hoher Aufwand bei Änderungen.

3. Unsere Digitale Datenschutzakte ist wie eine Webseite aufgebaut. Für jede  DSGVO-Aufgabe gibt es ausführliche Hinweise und Formularvorlagen, die „nur“ um Ihre individuellen Belange erweitert werden müssen. Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Änderungen werden versioniert und sind genau nachvollziehbar. Löschen angelegter Dokumente ist nicht möglich. Komfortable Suche, Berechtigungen für Datenzugriff. Läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone (IOS, Android, Windows).

Welche Möglichkeiten gäbe es?
Datenschutz Lübbecke verwendet selbstentwickeltes Datenschutz-Managementsystem

Datenschutz Managementsystem für Desktops und Mobiles verfügbar

Digitale Datenschutz-Akte = Datenschutz-Managementsystem

Unser Datenschutz Managementsystem ist eine digitale Datenschutz-Akte und aufgebaut wie ein modernes Webportal (Website). Per Klick auf die große Kacheln gelangen Sie zu den Handlungsfeldern.

Datenschutz Lübbecke verwendet selbstentwickeltes Datenschutz-Managementsystem

Datenschutz Managementsystem für Desktops und Mobiles verfügbar

Digitale Datenschutz-Akte = Datenschutz-Managementsystem

Unser Datenschutz Managementsystem ist eine digitale Datenschutz-Akte und aufgebaut wie ein modernes Webportal (Website). Per Klick auf die große Kacheln gelangen Sie zu den Handlungsfeldern.

Übersicht der Handlungsfelder der DSGVO

Es folgt eine Übersicht, in der alle erforderlichen Handlungsfelder die zur Dokumentation der DSGVO benötigt werden angezeigt werden.

Datenschutz-infobase Startseite Datenschutzmanagementsystem erstellt mit Sharepoint

Mit Klick auf die ausgewählte Kachel gelangen Sie zum Handlungsfeld. Zum Beispiel dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Übersicht der Handlungsfelder der DSGVO

Es folgt eine Übersicht, in der alle erforderlichen Handlungsfelder die zur Dokumentation der DSGVO benötigt werden angezeigt werden.

Datenschutz-infobase Startseite Datenschutzmanagementsystem erstellt mit Sharepoint

Mit Klick auf die ausgewählte Kachel gelangen Sie zum Handlungsfeld. Zum Beispiel dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Verzeichnis der Verarbeitungs-Tätigkeiten. Aufbauen und dokumentieren

Für jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. das Verzeichnis der Verarbeitung organisiert.

Datenschutz Lübbecke Webseite andlungsfeld VerfahrensverzeichnisFür jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. des Verfahrensverzeichnisses organisiert. Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Der zweite Screenshot zeigt eine Dokumentenmappe, in der alle oder ein Teil der Verfahrensbeschreibungen gespeichert werden. Für den Fall des Auskunftsersuchens einer Aufsichtsbehörde ist es möglich, die Dokumente herunterzuladen und als ZIP-Datei der Behörde weiterzuleiten.

Wichtig: Dokumente können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Das garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

weiterlesen
Datenschutz Lübbecke Digitale Datenschutzakte

Mit Klick auf das Bild mit den Markern erhalten Sie Informationen und Hinweise zum Sachgebiet der Auftragsverarbeitung. Sie finden u.a. Vorlagen für die AV, TOMs, Subunternehmer, …

Verzeichnis der Verarbeitungs-Tätigkeiten. Aufbauen und dokumentieren

Für jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. das Verzeichnis der Verarbeitung organisiert.

Datenschutz Lübbecke Webseite andlungsfeld VerfahrensverzeichnisFür jedes Handlungsfeld der Datenschutzgrundverordnung gibt es eine eigene Webseite, die die Vorgehensweise und die zu erhebenden Inhalte z. B. des Verfahrensverzeichnisses organisiert. Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Der zweite Screenshot zeigt eine Dokumentenmappe, in der alle oder ein Teil der Verfahrensbeschreibungen gespeichert werden. Für den Fall des Auskunftsersuchens einer Aufsichtsbehörde ist es möglich, die Dokumente herunterzuladen und als ZIP-Datei der Behörde weiterzuleiten.

Wichtig: Dokumente können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Das garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

weiterlesen
Datenschutz Lübbecke Digitale Datenschutzakte

Mit Klick auf das Bild mit den Markern erhalten Sie Informationen und Hinweise zum Sachgebiet der Auftragsverarbeitung. Sie finden u.a. Vorlagen für die AV, TOMs, Subunternehmer, …

Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Dokumente werden in Dokumentenmappen abgelegt

Dokumente können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Das garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Datenschutz Lübbecke Handlungsfeld Verfahrensverzeichnis

Dokumente werden in Dokumentenmappen abgelegt

Dokumente können nach dem Einstellen nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind über eine Versionsüberwachung zu dokumentieren. Das garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Die Digitale Datenschutz-Akte als Geschäftsprozess

Die dahinterstehende Idee: Auf der einen Seite eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften, auf der anderen Seite die daraus abzuleitenden Schritte für die praktische Umsetzung. Wir haben auf Grundlage von Microsoft SharePoint ein System entwickelt, das • die erforderlichen Handlungsschritte vorgibt • jeden Handlungsschritt erklärt wie dieser erreicht wird • die für den Handlungsschritt erforderlichen Vorlagen bereitstellt • ein rechtssicheres Dokumeten-Management-System bereitstellt – erstellte Dokumente nach den Vorschriften speichert – Manipulationen verhindert • Fazit: wir stellen eine insgesamt funktionierende Organisationsplattform bereit

Sie wollen Ihren Datenschutz organisieren und rechtssicher betreiben?

Ihr Ansprechpartner

Herr Steffen Meier Externer Datenschutzbeauftragter IHK

Telefon: + 49 (0) 5741 – 289 97 11 E-Mail:

Anfrageformular

Sie können uns Ihre Frage auch per Formular mitteilen. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück.

Adresse

digital coach 4.0 GmbH & Co.KG, Lindenstr. 35, 32312 Lübbecke, Tel. +49 (0)5741 Fax +49 (0)5741 – 289 98 11