Datenschutz-Managementsystem (DSMS) für kleine und mittlere Unternehmen

In 12 Schritten führen wir Sie durch alle erforderlichen Anforderungen, die Maßnahmen der DSGVO in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Datenschutzmanagement nach DSGVO für kleine und mittlere Unternehmen

Wozu eine Datenschutz-Akte?


Unser Cloud-DSMS unterstützt die Arbeit von internen Datenschutzbeauftragten.

In 12 Schritten führen wir Sie durch alle erforderlichen Anforderungen, die Maßnahmen der DSGVO in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Damit schützen Sie personenbezogene Daten.

Unsere Zusammenarbeit:
Zunächst richten wir für Sie das DSMS in unserer Cloud ein. Entsprechend Ihrer Anforderungen haben Sie die Möglichkeit, unsere Zusatzpakete zu buchen. Sie starten z.B. mit unserer Minimallösung die für kleine Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie Ihr Datenschutzmanagement outsourcen wollen, sind wir ebenfalls Ihr Partner.

Datenschutz Lübbecke

Zielsetzung: Organisieren Datenschutzmanagement in Unternehmen


Unser Cloud Datenschutzmanagementsystem ermöglicht es, Unternehmen und Datenschutzbeauftragten Ihr individuellesDatenschutzmanagement aufzubauen, zu verbessern oder neu nach EU-DSGVO und neuen BDSG aufzusetzen.

Möglichkeiten zum Aufbau eines Datenschutz-Managemetsystems

1. Geschütztes, separates Laufwerk/Dateiverzeichnis anlegen in dem die einzelnen Belege gespeichert werden. Probleme: Dokumente nicht revisionssicher, schlechte Übersicht, mühsame Suche über Windows. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen – führt zu Doppelarbeiten.

2. Datenschutz Managementsoftware einsetzen. Belege werden bei vielen Systemen mit Generatoren erzeugt – ohne Fachkompetenz schlechte Ergebnisse. Die Verwaltung der Einzeldokumente mit Personenbezug ist oft zu kompliziert. Teuer, mühsam, hoher Aufwand bei Änderungen.

3. Unser Datenschutz-Managementsystem ist wie eine Webseite aufgebaut. Für jede DSGVO-Aufgabe gibt es ausführliche Hinweise und Formularvorlagen, die „nur“ um Ihre individuellen Belange erweitert werden müssen.

Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Änderungen werden versioniert und sind genau nachvollziehbar. Löschen angelegter Datenblätter ist nicht möglich.

Komfortable Recherche, Berechtigungen für Datenzugriff. Läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone (IOS, Android, Windows).


Datenschutz Lübbecke Anforderungen Datenschutz  • Datenschutz Lübbecke

Anforderungen an das Datenschutz-Management


Wie auch immer Sie die Organisation der EU-DSGVO in der Praxis angehen, Sie stehen mindestens vor drei Problemstellungen:

1. Wie wollen Sie Ordnung in die Umsetzung der vielen Vorschriften und einzuleitenden Maßnahmen bringen?

2. Wie gelangen Sie schnell an Know-how und praxistaugliche Dokumentationsvorlagen?

3. Wie wollen Sie das Dokumentationssystem aufbauen?

Datenschutz  Managenentsystem von Datenschutz Lübbecke

Unser Datenschutz-Managenent-System ist eine Cloud Lösung und wie eine Website aufgebaut, sie enthält Apps und Handlungsempfehlungen zum Aufbau der Datenschutzgrundverordnung. Das DSMS organisiert den gesamten Datenschutz nach EU-DSGVO und dem neuen BDSG.

Datenschutz-Management-System von Digital Coach 4.0

Unser Datenschutzmanagementsystem wird von der Firma digital coach 4.0 entwickelt und betreut. Die dahinterstehende Idee ist, dass Apps die Erhebung von Daten vereinfachen (z.B. TOM-Checkliste), benötigte Vorlagen und Schriftstücke (z.B. AV-Verträge) im Detailbereich Dokumentenmanagement (z.B. Verpflichtungserklärungen) in einer Cloud gemanagt und gespeichert werden.

Datenschutz Lübbecke Handlungsfelder der DSGVO Einführung

1. Die DSGVO-Dokumentation wird in Handlungsfelder unterteilt


Ausgehend vom Ergebnis – eine DSGVO-Dokumentation zu erstellen, haben wir unser Datenschutz-Management-System zunächst in Handlungsfelder untergliedert. Zu jedem Handlungsfeld gibt es Erläuterungen in denen erklärt wird, worum es geht.

In den Handlungsfeldern werden alle benötigten Dokumentvorlagen, erstellte Dokumente, unterschriebene DSGVO-Belege und weitere dem Sachverhalt dienliche Informationen und Daten gespeichert.

2. Apps vereinfachen vorbereitende Maßnahmen


Damit sich der Datenschutzbeauftragte ein Bild von der Verarbeitung personenbezogener Daten machen kann, sind verschiedene Maßnahmen für die Vorbereitung der EU-DSGVO Dokumentation unabdingbar.

Zur Unterstützung bieten wir verschiedene Apps an, die z.B. die Bestandsaufnahme für den Datenschutzbeauftragten erheblich erleichtert und strukturiert.

Das Video zeigt im schnellen Durchlauf das Prinzip der Durchführung von Bestandsaufnahmen. Eine sachgemäße und strukturierte Umsetzung der Bestandsaufnahmen erleichtert z.B. die nachfolgenden Maßnahmen zur Erstellung der TOM’s und Verarbeitungsverzeichnisse.

Datenschutz Lübbecke Verarbeitungsverzeichnis

3. Beispiel: Handlungsfeld Verzeichnis der Verarbeitung


Datenschutz Lübbecke, Verwaltung Schriftstücke

4. Erstellte Schriftstücke befinden sich in Dokumentenmappen

Ein einmal erstelltes Dokument, kann mit dem Einstellen in eine Dokumentenmappe nicht mehr gelöscht werden. Die EU-DSGVO verlangt eine genaue Dokumentation der Veränderungen an den Schriftstücken. Deshalb müssen alle Veränderungen mittels einer Versionsüberwachung dokumentiert werden. Damit ist garantiert, dass alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind.